Ontbijtsessie 'EMVI zonder smetjes' 21 november te Apeldoorn

Recept voor goede emvi dichterbij

‘Geen concorde nemen als je ook te voet kunt’



Neem 55 aanbesteders en inschrijvers. Mix ze op 21 november in Apeldoorn met twee ervaren aanbestedingssprekers. Voeg verder twee groepssessies en een ontbijt van de Regieraad Bouw Oost Nederland toe. Even schudden en zie daar een goede basis voor een aanbestedingsrecept à la emvi.


Het nieuwe aanbesteden – zo zou je emvi kunnen noemen. Opdrachtgevers en inschrijvers zijn blij met deze vorm van aanbesteden die in de nieuwe aanbestedingswet staat. Maar het ideale recept voor emvi, de economisch meest voordelige inschrijving, bestaat nog niet. Gevolg? Er gaat veel fout. En dat geeft veel transactiekosten en frustraties. Hoe voorkom je die? En hoe bereik je dus ‘emvi zonder smetjes’? Dat stond centraal tijdens de gelijknamige ontbijtsessie van de Regieraad Bouw Oost Nederland (RBON) op 21 november 2013. Locatie? De raadszaal in het stadhuis van Apeldoorn.

Flops en treffers uitwisselen 
Zo’n 55 leden van Bouwend Nederland en Stadswerk kwamen op het thema en het ontbijt af. Het motto die morgen van Paul Kuijpers, secretaris werkgroep aanbesteden van de RBON, was: ‘Wissel ervaringen uit, maar ga vooral ook aan de slag met emvi.’ Dat eerste gebeurde meteen al, dankzij het programma dat hij meehielp organiseren namens Bouwend Nederland en Stadswerk. Na de opening door  de voorzitter van de werkgroep kwam de ervaringsuitwisseling dan ook goed opgang. En dat leverde uitstekende ingrediënten op voor een emvi-recept. Eerste aanzet hiervoor kwam van twee aanbestedingskenners die een kijkje in hun emvi-keuken gaven: Jos van Alphen van het Aanbestedingsinstituut van Bouwend Nederland en Gijsbert de Jong van Rijkswaterstaat.

Emvi maakt ’t zuur en duur?
Kuijpers concludeerde al snel: ‘Kiezen op laagste prijs in plaats van emvi mag soms best, als het onderscheid tussen de inschrijvers te klein is. Maar dan alleen als duidelijk gemotiveerd wordt waarom emvi hier niet past.’ Jos van Alphen sloot als adviseur aanbestedingsrecht daarop aan: ‘Bedenk goed welke instrumenten, welk voertuig, je kiest. Neem geen concorde als je ook te voet kunt. Nodig bijvoorbeeld niet meer partijen uit dan noodzakelijk en kies voor onderhands aanbesteden als dat kan.’ In zijn presentatie belichtte hij verder knelpunten bij het gunnen op basis van emvi. Zoals onduidelijke uitvraag van de aanbesteder, dito gunningscriteria en te hoge kosten voor aanbesteder en inschrijver. De oorzaak van die hoge kosten zit volgens hem in twee dingen: ‘In alles wat je vraagt naast een standaardofferte. En in gebrek aan communicatie. Vaak vraagt de aanbesteder bijvoorbeeld een plan van aanpak, maar is het vaag wat daarin moet staan. Ook de wijze van presenteren van het plan maakt soms uit. Hou je een presentatie met plaatjes, maar heb je te maken met een techneut als beslisser? Dan ziet die waarschijnlijk liever in twintig woorden samengevat wat hij krijgt.’

Concreter = beter
Van Alphen bracht de bijeenkomst op smaak door deze en andere knelpunten om te zetten in verschillende, praktische adviezen, vooral voor aanbesteders. Zoals: ‘Concreter = beter. Als je de vraag duidelijker formuleert, weet iedereen wat er wordt bedoeld. Dan kan de inschrijver een beter voorstel doen en schat je als aanbesteder beter in of iets wel of niet haalbaar is. Dat scheelt: zowel in voorwerk en frustraties als in keuzestress.’ De expert verduidelijkt dit met een voorbeeld. ‘Stel, je wilt als gemeente een parkeerterrein laten opknappen en vraagt: “Hoe wordt dit terrein maximaal inzetbaar?” Voor inschrijvers roept dit veel onduidelijkheid op. Wat verstaat de gemeente hieronder? Een bredere inrit? Dag en nacht toegang? Of zelfs de complete afwezigheid van een omheining? Veel duidelijker is dan de vraag: “Ik wil op dit parkeerterrein vijftig parkeerplekken en voor elke extra plek heb ik een bedrag van xx euro over.” Dat is concreet en zo voorkom je vervuiling en inschrijvers die de verkeerde richting op denken.’

Ook met lichaamstaal communiceren
Na de presentaties van Van Alphen en Rijkswaterstaat volgde een interactief deel. Deelnemers keken daarbij vanuit één invalshoek naar de transactiekosten rondom emvi: vanuit de aanbesteder of vanuit de inschrijver. Dit leverde interessante bestanddelen op voor een goed emvi-recept. De belangrijkste aanbeveling voor de inschrijvers? ‘Schrijf eens op wat een aanbesteding je kost. Dan leren wij (de aanbesteders, red) wat voor jullie beter werkbaar is.’ Bij de sessie vanuit de inschrijvers klonk de wens hoe voor hen makkelijker - en dus goedkoper - valt te begrijpen wat de aanbesteder bedoelt. De belangrijkste bouwsteen hier bleek het advies voor een brainstorm te zijn om de informatie scherp te stellen. ‘Alle partijen werden blij van de gedachten dat er vooraf een openbare inlichtingenbijeenkomst zou plaatsvinden’, stelde Van Alphen. ‘Intenties opschrijven is immers moeilijker dan technische wensen formuleren. En met zo’n bijeenkomst krijg je ook informatie boven water die je schriftelijk nooit zou krijgen. Ook een blije blik, gefronste wenkbrauwen en andere lichaamstaal helpen om dan te peilen of iets duidelijk is.’ Volgens hem voelt Rijkswaterstaat al goed aan dat die manier van aanbesteden wat oplevert. Daarom maakt deze overheidsinstantie hier al veel gebruik van.

Kosten maken voor meer rendement
De groepssessie leverde nog meer interessante grondstoffen op voor een emvi-recept. Bijvoorbeeld dat alle afwegingen van de opdrachtgever op één pagina moeten passen; de opdrachtgever kan zo sneller beoordelen én loopt minder kans op een rechtszaak achteraf.  Een andere noodzakelijke ingrediënt? Het besef dat een goed verlopen aanbesteding ook wat mag kosten. Van Alphen ziet twee argumenten om inschrijvers bij complexe opdrachten tegemoet te komen in de inschrijfkosten: ‘Vroeger had je als aanbesteder vaak intern mensen die specifieke kennis hadden en de aanbesteding voorbereidden; nu gebruik je hiervoor de kennis van inschrijvers. Daarnaast levert een goede verlopen aanbesteding uiteindelijk meer rendement op, terwijl alle kosten faalkosten zijn als je iets krijgt wat je niet bedoelde…’

Blijven werken aan emvi-recept
Na afloop van de ontbijtbijeenkomst constateerde een van deelnemers: ‘Er zit veel kennis bij opdrachtgevers. Deel die kennis en ga niet opnieuw het wiel uitvinden.' Van Alphen keek terug op een morgen met een groeiend begrip en een grotere betrokkenheid tussen aanbesteders en inschrijvers. ‘Er ontstond over en weer bewustwording en er was een open vizier naar elkaar. De intentie is nu meer om het samen te laten slagen.’ Hij hoopt dan ook dat iedereen input blijft aandragen voor het ideale emvi-recept: ‘Het is zaak om verder te werken aan goede technieken om aan te besteden.’


kader
Recept/checklist voor betere emvi bij aanbesteders
1. Denk in minimumeisen en -wensen
2. Wat is de wens maximaal waard?
3. Past de wens langs een meetlat?
4. Communiceer!