Impressie van de Masterclass voor Wethouders in Overijssel - 7 november 2014






Op 4 november 2014 werd op initiatief van de Provincie Overijssel, Regieraad Bouw Oost Nederland en door Bouwend Nederland een masterclass Aanbesteden voor nieuwe wethouders georganiseerd. Het doel is om kennis aan te reiken hoe de wethouders hun rol m.b.t. het inkopen en aanbesteden optimaal kunnen inrichten. Een twaalftal Overijsselse wethouders deelden in het provinciehuis hun ervaringen en kregen inspirerende verhalen van diverse sprekers.

Diverse key note sprekers leverden hun inspirerende bijdragen: Joost Fijneman (Aanbestedingsinstituut), Marijke van Hees (voormalig wethouder van Enschede) en Andre Doree (Hoogleraar aan Universiteit Twente)

Gedeputeerde Ineke Bakker: ‘zonder visie op samenwerken staan we stil’

Ineke Bakker (gedeputeerde in Overijssel en gastvrouw voor deze masterclass) is duidelijk: in de zojuist opgestelde woonvisie benadrukt zij het belang dat de samenwerking tussen overheid en markt een andere kant op moet. Sowieso moet de samenwerking worden hernieuwd en verstevigd.  Dat zie je bijvoorbeeld bij de Overijsselse aanpak 2.0 in de energietransitie. Verduurzaming van de bestaande voorraad is daar de opgave. Overheid, bouwers, installateurs en ook onderwijs richten zich de renovatie van 12.000 woningen. Het vormgeven van de samenwerking met de markt is daar de sleutel tot het in gang zetten van vernieuwingen. Ook voor gemeentes is deze samenwerking met de aanbestedingsregels bepalend. Betrek het bedrijfsleven bij de opgaves van de gemeentes. De vraag is natuurlijk: hoe? 

Joost Fijneman:  Kent u de mogelijkheden van de nieuwe aanbestedingswet?

Samenwerken met de markt raakt al snel het aanbesteden en dat is best lastig, zo onderkent ook Joost Fijneman van het Aanbestedingsinstituut. Je kunt je hier als wethouder verre van houden. Het is veel beter als je juist kennis hebt van de regels van het spel. Zo begon de stoomcursus van Fijneman. 

De nieuwe aanbestedingswet kent andere drempelbedragen en dat heeft een enorm effect gehad, zo leert Joost Fijneman ons. Er wordt veel meer onderhands aanbesteed. En er wordt inmiddels veel meer volgens EMVI aanbesteed. Dat aandeel is verdrievoudigd naar zo’n 70 procent. 

Toch zijn noch gemeenten noch bedrijven helemaal content. Er is nog te veel ‘EMVI gezeur’. Robert ter Hoek van Bouwend Nederland laat wel weten dat, ondanks deze groeistuipen, de sector blij is dat we niet meer op laagste kosten hoeven te concurreren, wanneer EMVI op de juiste manier op de markt wordt gezet. 

Joost Fijneman wijst de wethouders wel op de valkuilen bij het aanbesteden. Bijvoorbeeld voor de gunningsmethodiek van relatief scoren. Hij wijst ook op de mogelijkheden om regionale kleinere bedrijven beter te betrekken in de aanbestedingsprocedures. Benut de onderhandse procedure mogelijkheden, zorg voor een eenvoudige EMVI met hapklare brokken. De aanwezige wethouders brengen ook voorbeelden in hoe juist ondernemers de kansen niet pakken, die de gemeente hen wel biedt. 

De nieuwe aanbestedingswet zegt ook iets over knippen clusteren. Niet clusteren tenzij, is de regel. Fijneman laat ook zien wat het clusteren/opknippen betekent voor MKB bedrijven. Er zijn ook mogelijkheden om de koek breder te verdelen over meerdere aanbieders. Partijen die goed presteren kunnen ook een stukje extra koek verwerven. Dat geeft ook mogelijkheden om bijvoorbeeld regionale bedrijvigheid te stimuleren. Deze adviezen gaan erin als zoete koek.

Marktconsultaties zijn een gewaardeerde manier om de markt vroegtijdig te betrekken bij komende opgaves. Provincies doen dat ook al.  Bedrijven en gemeentes kunnen hiervoor ook terugvallen op de kennis vanuit het aanbestedingsinstituut.  

Marijke van Hees:  Hoe ver sta je af van de eigen inkoopprocessen?

Vervolgens werd ingezoomd op de rol van de aanbestedende wethouder. Marijke van Hees kent als voormalig wethouder van Enschede de klappen van de zweep.  Als bestuurder was ze ook bezig om te kijken hoe een stad kon werken om ondernemers volop kansen te geven. Hoe kon je energie geven op economische ambities, met ruimte voor private partijen? Beleid maken en inkopen en investeren gaan toch vaak hand in hand?

De gedachten gingen niet zozeer uit naar de klassieke inkoopwerkwijze, maar meer naar vormen van cocreƫren. Bijvoorbeeld bij de toepassing van domotica, hergebruik van lege panden en omgaan met energievraagstukken. Als gemeente geef je vooral functioneel aan wat je nodig hebt en geeft de markt de ruimte om dat in te vullen. Zo heeft Enschede ook aangestuurd op een andere samenwerking met bedrijfsleven en onderwijs in het Reimarkt concept.

Je kunt als wethouder niet overal je neus insteken en moet dus selectief zijn. Een gemeente als Enschede heeft ca. 150 miljoen aan inkoop per jaar. Bij die inkoop zijn allerlei beleidsvragen relevant: sociale opgaves, duurzaamheidsopgaves. In Enschede is de keuze gemaakt voor een tenderboard. Daarbij zit je als wethouder veel dichter op de inkooppraktijk. Soms ga je je ook bezigheden met details, hetgeen de ambtenaren soms heel vervelend vinden. Bijvoorbeeld bij de invulling van SROI.  In sommige projecten denkt de wethouder actief mee hoe bijvoorbeeld SROI het beste kan worden ingevuld.

Het voordeel van deze werkwijze is dat je voor elk werk de juiste invulling geeft bij je beleidspunten. Aan de andere kant kun je je bestuurlijke verantwoordelijkheid ook veel beter uitleggen. 

In de discussie wordt duidelijk dat de portefeuilleverdeling in de verschillende gemeenten wel eens discussies kan opleveren op het gebied van inkoop. Daarbij maakt Marijke van Hees haar visie kenbaar.
De Almelose wethouder Claudio Bruggink (voorheen voorzitter van de rekenkamer Oost Nederland) sprak dit verhaal erg aan. Veel wethouders staan inderdaad wat verder af van de feitelijke bestedingen, die veelal door de ambtenaren worden geregeld. Toch toont ook deze ervaring aan dat je dit als wethouder anders kunt regelen.

Andre Doree:  Wees bewuster van de effecten van je opdrachtgeverschap 

Andree Doree, hoogleraar aan de Universiteit Twente, benadrukt zijn persoonlijke belangstelling bij het thema ‘aanbesteden’. Het zat blijkbaar in de familiegenen, want ook zijn vader hield er als gemeentelijk afdelingshoofd uitgekiende inkooppraktijken op na. Als opdrachtgever moet je vooral ook de effecten begrijpen die jouw keuzes hebben op de bouwpraktijk.  

Voor de gemeenten is het uitbestedingsvraagstuk belangrijk dan het aanbesteden. Wat doe je zelf en wat laat je aan de markt?

Toch toont Professor Doree zich kritisch over de inkoop- en aanbestedingspraktijken die hij in de praktijk waarneemt. Het gaat uiteindelijk te vaak over het verdelen van de verliezen. Vooraf haalt de opdrachtgever een onderhandelingsvoordeel en achteraf juist een onderhandelingsnadeel. Vaak doet de markt zichzelf (onder invloed van gevreesde concurrentie) het onderhandelingsnadeel aan, en krijgt de overheid de zwarte piet. Toch blijft het voor de overheid lastig om te voorkomen dat je zaken moet gaan doen met wanhoopsaanbieders. 

Doree noemt ook specifiek het onderwerp niet-clusteren. Als je koek in meerdere kleinere porties gaat aanbieden, dan is het onmiskenbaar dat je te maken krijgt met meer aanbestedingskosten, meer risico en interfacerisico’s voor de gemeente. Ziehier het dagelijkse spanningsveld tussen doelmatigheid en rechtmatigheid. Wees als wethouder alert op de effecten van je opdrachtgeverschap. 

Discussieronde

Er wordt afgesloten met 2 discussiestellingen, die worden besproken onder leiding van Herald Immink. Een kort overzicht van de reacties:

Discussiestelling 1:  SROI met als doel 5% van de loonkosten?

Een aantal visies op SROI:

  • Dit is nu wel de huidige praktijk!
  • 5% van de loonkosten is een slechte eis, maak SROI specifiek voor de klus.
  • Zoek Lange termijn ambitie en betrokkenheid.
  • Indienstneming per werk haalt veel minder uit dan indienstneming per onderneming.
  • Vermijd dat aanbieders tot gekunstelde constructies moeten komen, anders leidt het uiteindelijk toch tot hogere kosten. En die betaal je als opdrachtgever toch zelf.
  • SROI is maatwerk!

Discussiestelling 2:  Lokale aanbieders hebben de voorkeur

  • Lokale opdrachtgevers zetten zichzelf vaak buitenspel door niet goed ingeschreven te zijn.
  • Je komt te gemakkelijk in discussies terecht over de betekenis van ‘lokaal’. Dat moet je niet willen.
  • Je kunt kleinere lokale partijen ook stimuleren om samen de aanbieding te maken.
  • Laat je inkopers eens een masterclass geven voor lokale ondernemers. Dan zien ze pas met welke regels we te maken hebben.

Afsluitend bedankt dagvoorzitter Robert ter Hoek de sprekers en de deelnemers. Een boeiende vrijdagmiddag, zo was het commentaar.  Nog vol met gedachten gaan de nieuwe wethouders huiswaarts.


Klikt u hier voor het programma en stellingen

Klikt u hier voor de presentatie van Marijke van Hees, Innovatieve Inkoop en goed bestuur

Klikt u hier voor de presentatie van Joost Fijneman