Impressie van de Masterclass voor wethouders in Gelderland - 28 november

Op 28 november 2014 werd op initiatief van de Provincie Gelderland, Regieraad Bouw Oost Nederland en door Bouwend Nederland een masterclass Aanbesteden voor nieuwe wethouders georganiseerd. De masterclass is bedoeld  om kennis te delen en  aan te reiken hoe de wethouders hun rol m.b.t. het inkopen en aanbesteden optimaal kunnen inrichten. Twintig Gelderse wethouders deelden in het provinciehuis hun ervaringen en kregen inspirerende verhalen van diverse sprekers. Gedeputeerde Josan Meijers was gastvrouw, en benadrukte in haar opening de rol van bestuurders in de samenwerking met de markt.

Gedeputeerde Josan Meijers: ‘Bestaande voorraad vraagt om een passende aanbestedingsaanpak ’

‘Aanbesteden is zowel ingewikkeld als actueel, dat kan ik beamen. Zodoende ook deze masterclass. Je wilt niet alleen de regionale economie versterken en ook kwetsbare groepen ondersteunen, je wilt uiteindelijk ook een goede prijs/kwaliteitsverhouding voor je producten. De komende jaren ligt de uitdaging hier vooral op de bestaande voorraad. Veel van wat er nu staat is niet voor de toekomst geschikt en moet worden gerenoveerd.’

Josan Meijers zet de toon. Bestuurders spelen een bepalende rol in het aanbesteden. Dat ervaren we als provincie ook met de aanbesteding van ons Provinciehuis, een rijksmonument. De renovatie wordt momenteel aanbesteed. Daarin is bijvoorbeeld de vraag hoe je hier het sociale aspect in opneemt. We zoeken naar een op het project toegesneden eis voor Social Return On Investment (SROI). 
Evenzo zoeken we naar kansen voor lokale ondernemers. In de achterhoek loopt momenteel een verduurzamingsinitiatief, waarbij lokale ZZP-ers kunnen aanhaken in een consortium. Een prima initiatief dat je als provincie ook mogelijk wilt maken. Daar moet je in je aanbesteding op anticiperen.

Bestuurders belangrijk voor ontwikkeling van de bouwsector

Dagvoorzitter Jos Penninx is behalve burgemeester van Voorst ook lid van de werkgroep Aanbesteden van Regieraad Bouw Oost Nederland. Ook bij de regieraad is de conclusie dat bestuurders ook heel belangrijk zijn bij de verandering van de bouwsector. En anderzijds speelt de bouwsector een belangrijke rol bij een aantal maatschappelijke dossiers. 

Joost Fijneman: ‘Wees je bewust van de mogelijkheden om bij onderhands aanbesteden zelf aan de knoppen te kunnen zitten’

‘Bij de term ‘onderhands aanbesteden’ denken veel wethouders vaak aan ongeoorloofde activiteiten onder de tafel’ zo begint Joost Fijneman (Aanbestedingsinstituut). Het is een volstrekt legale wijze van aanbesteden, die juist heel veel sturingsmogelijkheden geeft. Fijneman geeft daarbij ook een aantal praktische voorbeelden. Overheden hebben dankbaar gebruik gemaakt van deze mogelijkheden want het aantal openbare aanbestedingen is drastisch vermindert. 
Er zijn nog een aantal nieuwe regels van kracht geworden in de nieuwe aanbestedingswet. Die is er onder andere op gericht om juist het MKB bedrijf meer kansen te geven.

  • Projecten mogen niet meer geclusterd worden aanbesteed. Dit is gedaan om juiste ook lokale familiebedrijven (MKB) beter toegang te geven tot projecten op de markt.
  • Veel lokale bedrijven zweren juist bij eenvoudige selectie en aanbestedingsregels. 

‘Hoe zorg je dat ook nieuwe partijen toegang kunnen krijgen?’ Fijneman gaat in op deze vraag uit de zaal. In je selectiemethodes kun je ruimte geven aan nieuwe toetreders. Fijneman toont zich minder voorstander van de mathematische selectiemethodes, waarin de partijen ook uit de computer komen rollen. Gebruik juist je sturingsmogelijkheden, is zijn devies. 




Fijneman geeft de tip om ook ondernemers zelf te vragen hoe zij het werk het liefst op de markt willen krijgen. Die geven dan zelf wel aan of ze bij voorkeur in bestekvorm aan de gang gaan, of juist liever in een functionele omschrijving. Fijneman geeft het voorbeeld van een gemeente die snel tot een verbetering van een rotonde moest komen. En besloot om drie aannemers naar de plek mee te nemen. Deze drie aannemers moesten binnen twee weken een aanbieding doen. Na 3 weken ging de uitvoering van start. Op deze manier kun je gebruik maken van onderhandse uitbestedingsvormen.

De nieuwe aanbestedingswet gaat ook uit van ‘EMVI tenzij’. Dat betekent dat we in principe niet voor een laagste prijs aanbesteding gaan enin principe op prijs/kwaliteit aanbesteden. De bouwsector is blij met deze verandering, al klagen veel aannemers nu wel over de hoge aanbiedingskosten bij deze procedures. Er zijn wel nieuwe ontwikkelingen, die wel sturen op kwaliteit, die minder transactiekosten vragen.

Marijke van Hees: ‘Bemoei je bestuurder ook met de inkoopdetails!’

Marijke van Hees kreeg als wethouder te maken met marktpartijen, die al acht jaar lang het wegonderhoud van een bepaald tracé voor hun rekening namen. Tot grote tevredenheid van de ambtenaren, die liefst de vraagstelling op deze partij wilden toespitsen. Wie gaat dan de bestuurlijke discussie aan over aanbesteden? 

Marijke geeft haar visie. We moeten het niet alleen aan de ambtenaren overlaten, bestuurders moeten zelf ook aan de knoppen zitten van het inkoopproces. Dat wil niet zeggen dat de bestuurder, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het inkoopproces ook bepaalt wat de ingekochte kwaliteit moet zijn. Want dat valt onder verantwoordelijkheid van de betreffende wethouder. Het betreft dus niet centralisatie: de mensen in de lijn kunnen zelf hun kwaliteit inbrengen. In de tenderboard wordt besproken waarom projecten zo op de markt worden gezet. Zo wordt de organisatie ook geprikkeld om er anders over na te denken.

De verantwoordelijke wethouder kan zich niet met alle inkoopopdrachten bemoeien uiteraard, en zal dus selectief te werken gaan.

Er zijn meer mogelijkheden om aan de knoppen te draaien. Ook kan de wethouder er voor kiezen om de dynamiek in de markt te zetten. Zo zag de gemeente Enschede dat al het gemeentelijk drukwerk in de randstad werd gedrukt, bij afwezigheid van geschikte partijen in de regio Enschede. Daarover is de bestuurder het gesprek aangegaan met diverse partijen in de regio om zich te bundelen. Uiteraard in transparante concurrentie. 

Ook op het gebied van SROI maak je als gemeentes je keuzes. Bij sommige werken is specialisme nodig, en kunnen niet zomaar mensen  met een afstand tot de arbeidsmarkt worden ingezet. Dan is de 5% regel niet toe te passen. Bij de aanbesteding van schoonmaakdiensten daarentegen vragen we 50% SROI. 
In het voorbeeld van Reimarkt heeft de gemeente gekeken hoe de verduurzamingsopgave kan worden versneld m.b.v. het plaatselijke bedrijfsleven. Dit heeft geresulteerd in het Reimarkt consortium, dat renovatiewinkels heeft waar je renovaties kunt regelen. Het gaat in Enschede over een totaal volume van 40.000 woningen. Dit komt voort uit gemeentelijke aanbesteden. Diverse partijen in de bouwwereld werken door dit initiatief samen om huurwoningen en private woningen te renoveren. Van Hees geeft aan: Er komt ook in de zorg een periode dat we moeten transformeren en innoveren. Gebrekkige ICT standaards staan samenwerking in de weg. Hier gaat ook de gemeente de discussie met betreffende partijen aan over de lange termijn. Samen met partijen worden functionele eisen opgesteld, die de onderlegger van de aanbesteding zullen zijn. 

Hoe pas je Social Return On Investment effectief toe?

Veel gemeentes vertalen hun sociale beleid momenteel ook in hun aanbestedingsbeleid. Dat leeft in de gemeentes maar leidt in de praktijk nogal eens tot lastige keuzes, bijvoorbeeld bij gevolgen als verdringing van werkgelegenheid.  De aanwezige wethouders discussiëren hierover met elkaar en met de aanwezige deskundigen. 

  • De Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO) komt ter sprake. Het is een manier om SROI niet projectgebonden maar juist project overschrijdend te regelen. De ervaring leert dat projectgebonden inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gemakkelijk leidt tot een ongewenste dumping aan het eind van het project.  
  • Ervaring van enkele gemeentes is dat bedrijven SROI liever afkopen. Ze vinden begeleiding toch lastig. De gemeente Ede heeft hiervoor echter een aparte medewerker ingezet, die investeert in contacten tussen diverse relaties. De gemeente kunnen dit niet zomaar loslaten. Zo wordt in overleg met ondernemers ook gekozen om leerdoelen voor inzet van BBL leerlingen in de waardering mee te nemen.
  • Het gaat om een cultuuromslag. Zorg dat je SROI structureel inbouwt, en voorkom dat free riders de ruimte krijgen om de boel te belazeren.
  • Bouwend Nederland bepleit de vorm van marktconsultatie, die bij een aantal overheden succesvol wordt ingezet. Vraag gewoon de ondernemers wat in een specifiek project de beste oplossing voor SROI is.
  • De wethouder van de gemeente Geldermalsen geeft aan dat ze liever op cultuur zouden willen selecteren. We hebben er met SROI iets van gemaakt dat meetbaar moet zijn, en dat maakt het lastig. 

Wat zijn mogelijkheden tot stimulering van lokale werkgelegenheid?

  • Lokale werkgelegenheid moet je breder zien als regionale werkgelegenheid. Anders zou het immers betekenen dat ook bedrijven uit onze gemeente alleen in onze gemeente werken. Dat zou ongezond zijn. 
  • Bevoordelen van lokale partijen mag niet. Wij streven ernaar om hen zeker niet op afstand te zetten. We willen criteria zo stellen dat ze reële mogelijkheden bieden om werk te verwerven.
  • Bij een aantal gemeentes vindt geen aanbesteding plaats, er is een uitnodigingsbeleid: kom zelf met ideeën, bijvoorbeeld voor het bouwrijp maken van gebieden. Dit geeft juist ook kansen voor lokale partijen.
  • Pilots worden gezien als een middel om met lokale partijen aan de slag te gaan.
  • Hier komt de vraag of wijken ook de rol van opdrachtgever kunnen vervullen i.p.v. de gemeente. Decentralisatie van budgetverantwoordelijkheid kan in principe wel. Wel moet je je dan afvragen hoe je de kwaliteitstoets kan bewaken. Het blijft in principe besteding van publiek geld. Dus de vraag wordt bevestigend beantwoord.

Tot slot

De dagvoorzitter doet nog een vragenrondje en de belangrijkste vragen van de wethouders blijken te zijn beantwoord. Er wordt nog gewezen op de mogelijkheid om bij nieuwe initiatieven vooraf een toetsing door het aanbestedingsinstituut te laten doen. Dat geeft extra zekerheid. Nuttige tip, vindt men.

Met een borrel wordt de masterclass afgesloten. Al met al in korte tijd een hoop nieuwe ideeën opgedaan!

Klikt u hier voor het programma en stellingen

Klikt u hier voor de presentatie van Marijke van Hees, Innovatieve Inkoop en goed bestuur

Klikt u hier voor de presentatie van Joost Fijneman